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》懂交辦,80%的工作不用自己來

作者:鳥原隆志

出版社:大是文化

ISBN:9789865770501

一進公司就被工作追著跑,連喝水上廁所的時間都沒有。我也想把工作交出去呀,但部屬卻回我:「我現在沒空」,「呃…你可以找別人嗎?」 交辦?不行啦,他們經驗不足,萬一自作主張搞砸了怎麼辦……

成功輔導超過280家公司交辦的技術,獲得日本商業書大賞的暢銷書作家鳥原隆志發現:大多數主管想的是「提升自己的工作效率」,好處理愈來愈多的事情,但優秀主管卻是「想辦法把所有例行工作全交出去」,只做重要度高、緊急度低的工作。

◎交辦之前,請先戒掉這幾句口頭禪:

「我做習慣了。」(這就是最大的壞習慣)
「如果你不想,我可以找別人……。」(你都不確定,部屬當然拒絕幫你)
「我擔心他扛不住。」「我怎麼知道,他會不會自作主張?」(聽起來比較像是怕他連累你)

◎交辦,不外乎本書所列舉的20個狀況,你只要照著做,保證部屬樂意接、準時完成不擺爛:

1)你追問進度,他卻回:「我交給別人處理了,現在不關我的事。」
讓他知道,工作可以轉交,但責任不行──「我不反對你將工作交給別人,但你要負起監督責任,請和現在的負責人一起來找我商討對策。」
  
2)你請他「盡快」處理,他的理解會變成:「我以為你不急,我可以先做其他事。」
下指令時不可以用定性資訊,要說「定量資訊」──「麻煩你明天下午三點前放在我桌上。」

3)部屬信心滿滿說:「請把所有工作交給我。」但這事攸關公司存亡……
你要階段式交辦,並有條件地批准,他更有動力──「因為你是第一次接觸這類工作,我想請你在會議上負責解說,不過在開會前,請先與我討論。」

4)部屬擅自決定:「我先給客戶做過報告了。」卻被對方打槍,你會?
對習慣自作主張的人,你要鼓勵他的積極,更要用「報備」阻止他爆衝──「看你這麼積極,我很高興。不過,我只請你製作企劃書,並沒有請你向對方說明對  吧?下次,你要先和我討論再行動。」
  
5)執行到一半遇到緊急狀況,部屬認錯表示:「因為我的疏忽,讓公司虧損了。」立刻喊暫停,與部屬一起解決──「謝謝你即時反應,這是很嚴重的問題,請你立刻停下所有動作,召開緊急會議,我也會參加。」
…………你能遇到的(無法交辦)狀況,就是這二十種,按照作者鳥原隆志的模擬演練,你就能出運。

◎掌握幾個關鍵,80%的工作「切勿」自己動手

製作交辦手冊,說明怎麼做之外,也要說明工作背後的意義,預想三年後部屬(和你),要在哪個位置:誰會是你的接班人,選擇哪些「不做」,你能做更多:工作有四種,你只做重要度高、緊急度低的。
          
交辦,更是一種「成就感的分享」,老說 「我自己來還比較快」的人,其實最無能,帶出比你能幹,卻又服你的部屬,你才能成為真正的領導者!

【作者簡介】
鳥原隆志

籃中術研習思考研究所負責人、籃中管理術顧問、暢銷書作家。1972年生。曾於知名上市物流公司The Daie(隸屬全球十大集團日本永旺集團旗下)工作,負責家具、酒及精緻肉品等銷售,後來擔任「Supervisor」門市的指導員,負責處理業務問題、定期為門市人員進行訓練及執導。

於升遷考試時,接觸到籃中術研習思考法,他將這個方法加上自己多年解決問題習得的技巧,使籃中術研習思考法更符合實際工作狀況。後來,他成立籃中術研究公司,以日本獨一無二的籃中管理術顧問的身分,已指導過280家企業,受到業界肯定。另外也開班授課,提供諮詢服務,截至目前為止,有超過3千名管理者受惠。著書眾多,其中《籃中術研習思考》銷售超過15萬冊,獲得2012年日本商業書大賞書店獎。

【譯者簡介】
張智淵

台北人,輔仁大學翻譯學研究所碩士課程修畢,現為專職譯者從事翻譯十餘年。譯有《好主管得學會罵人》、《好主管要學黑道老大》、《差一點分手,更幸福》、《拆解與簡化》(以上皆為大是文化出版)、《夢象成真》、《四疊半宿舍,青春迷走》、《BOX!熱血鬥陣!》、《所有男人都是消耗品》等書。