以25為時間管理 番茄工作法不分心
一天能進行幾輪番茄鐘時段？每個番茄鐘時段之間，需要休息多久？作者發現，工作25分鐘、間歇休息5分鐘，是最理想、效率最不會下降的方式。一般人會想一口氣、全力以赴把事情做完，但往往效率不彰，越做越沒勁。番茄工作法之所以有效，在於有助發揮間歇、高強效的專注力，一個番茄鐘只有25分鐘，不可打斷、不可分割，沒有半個或1/4個番茄鐘，每天檢視該做的事，並預先為每項任務規劃需要多少個番茄鐘才能完成。
執行任務時，當一個番茄鐘結束，必須間歇休息5分鐘，馬上放下工作，趁機起來走一走、喝杯水、想一下放假去哪裡玩、跟同事聊天說笑……讓頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容。但休息時間不可做很費心神的活動，例如：跟同事聊工作，寫電子郵件，打重要的電話……避免妨礙頭腦整合，影響下一個番茄鐘的專注度。如果規劃一項工作超過5到7個番茄鐘，就表示這件事太過複雜，必須拆解成小事項。
實際上，番茄工作法對個人或團隊產能的助益來自數個不同要點，歸納如下。
- 翻轉對時間的依賴
番茄鐘代表提取時間，像是個箱子，把時間的流逝放進去，翻轉對時間的依賴。正是基於這種對時間流逝的打破與反轉，另一種時間版本浮現。藉由有限的時間單位（番茄鐘），我們能打破對「流逝」概念的直接依賴。具體來說，番茄工作法把時間框住，讓時間倒數（從25 分鐘倒數為0），帶來良性壓力，有助於做決定。一般來說，這刺激你發揮好表現，把事項完成。
時間的流逝不再顯得負面，而是正面。每個番茄鐘都是進步的機會，或是在遇到難題時迅速重整。愈多時間流逝，愈有可能提升處理能力。愈多時間流逝，愈能預估與規劃事項。愈多時間流逝，焦慮愈是緩和，取而代之的是全神貫注，聚焦此時此刻，並清晰思考下一步，產能隨之增加。此外，這種反轉機制也用來減少干擾，消除干擾，從而同樣提升專注程度，大幅促進產能。
- 調節事項的複雜度
我們能盡量提升幹勁，方法是每天完成數個既非太困難、亦非太簡單的挑戰。這些挑戰是依下列原則來調整：
1. 如果超過5至7個番茄鐘，拆成數個小事項。
2. 如果不到1個番茄鐘，湊成1個。
當事項較不複雜，往往更容易預估，預估誤差隨之縮小。當事項拆分為循序漸進的小事項，我們更能決心好好達成目標。
- 抽離
隨番茄鐘定時休息十分重要，頭腦能保持清楚，產能隨之增加。值得注意的是，許多環境厭惡休息，彷彿休息是一種缺點。許多公司似乎認為，「真正的主管從早上9：00 開會，一路忙到晚上10：00，從不離開辦公室半步」。然而這種極端行為時常導致心情沮喪，精神渙散，因而效率下降。
藉由運用番茄工作法，許多人開始了解抽離的價值與效益。你每25分鐘休息一下，能從不同觀點看事情，想出不同解方，發現待修正的錯誤，得以發揮創意。抽離是提升持續工作的價值。
但休息真的得是休息，而不是表面上在25分鐘的鈴響後擱下工作、在整組番茄鐘結束時擱下工作，但仍滿腦子念念不忘。透過番茄工作法，你會習慣停下來，從工作抽離，而不是一味埋首工作，導致個人或團隊的效率下降。這般停下來，抽離，從外頭觀察自己，從而更留意自身行為。暫停是優點而非缺點。
- 觀察與持續的意見回饋
番茄工作法是每25分鐘進行比較。番茄鐘的最初和最後5分鐘用來複習與回顧所做的事，了解做法是否有效。2人一組最能發揮這個正面效益，勝過單打獨鬥或團隊工作。有些人甚至能在下一個番茄鐘就改變方向，重新規劃事項。
藉由每天至少記錄一次數據，外加每30分鐘進行追蹤，我們能依客觀數字衡量工作方式的效率。從這些紀錄，你能決定如何調整做法，提升工作成果，清楚定義目標或拆分事項，找出不必要的事項或環節加以屏除，測試事項安排的替代策略，提升番茄鐘數的預估準度。由於番茄工作法，你有機會直接改進工作程序或讀書方式，所以更樂於實行自己的做事方法。
- 找出適合你的步調
遵照時間表和休息有助於持續工作。事實上，從早到晚不休息，一路工作或讀書，唯恐效率不彰。工廠機器不休息的話，絕對能製造更多產品，但人類可不是工廠機器。
如果你遵照各番茄鐘之間及各組番茄鐘之間的休息時間，則能好好工作或讀書但又不失自己的步調。你會疲累，在所難免，但不會累過頭。換言之，番茄工作法的使用者只要遵照休息時間，調控事項的複雜程度，假以時日都能找出自己的合適步調或心理節奏。
（本文摘自／間歇高效率的番茄工作法／采實文化）
