樂閱讀/6個基本功 耕耘職場人脈

樂閱讀/6個基本功 耕耘職場人脈

2014/8/19(2022/3/15 18:36更新)

調配出事業、人情的黃金比例

業務部的新人經常跟著前輩在外面東奔西跑,他覺得外出時有必要使用電腦,因此他把自己的筆電帶去IT部門,請軟體工程師替他灌公司的軟體。沒料到,工程師一副公事公辦的口吻:「你這台是私人電腦,我不能幫你灌公司的軟體。」

「這台筆電是為了不在辦公室時還能辦公事,而且上回資深秘書Sophia找你,你不是二話不說就幫他?」「好吧,不過這樣要登錄編號,並加裝公司的掃毒程式,你不能下載任何盜版喔。」「當然當然!多久能夠裝好?」「三天,我最近工作滿檔。」「什麼!還要等喔?上次Sophia一個小時就──」「先來後到啊,每個人都很急,又不只你一個人在急!」

這個八卦傳遍公司,Sophia不喜歡被牽連,但新進助理忍不住好奇想知道,為什麼資深秘書能享有VIP級的待遇?只見Sophia雲淡風輕地說:「我在公司這麼多年,好歹把人脈套餐熬到全熟了。」

耕耘人脈≠攀親帶故

武俠小說的角色出場時,必須「報上名來」,這就像社會人士在各種場合中自我介紹、交換名片一樣,代表正式認識了對方,表明自己是什麼人後,雙方都會在心中評估這條不到三分熟的關係,將會有怎樣的發展。上述故事反映的是公司內部的人際關係,若延伸到外面,又何嘗不是如此呢?職場上萍水相逢的人,沒道理要像幾十年老友一樣肝膽相照,就因為有親疏遠近,才講究人情世故。循序漸進地耕耘人脈和吃人豆腐式的攀親帶故絕對不同,下面六個步驟的基本功,讓擔任行政、秘書職的新鮮人能夠立刻上手。

第一步)多聯繫/許多人在交換名片後便銷聲匿跡,不聞不問,別這樣,回想你們見面交換名片時,有聊過什麼?對方現在專注哪些業務?有什麼興趣?煩惱什麼事情?從這些問號為出發點,進一步讓對方知道你可以為他做什麼、牽引哪些資源,在自然而然的情況下,十之八九可以順利接軌。如果對方不回應呢?也別介意,把他的名片收進名片冊,往後有事再說。

第二步)見面聊天/現代人聯繫多半仰賴電話與網路,而俗話說見面三分情,想要拉近關係、促成交易,見面聊天是重要里程碑。當然繁忙的工商社會中,往往無事不登三寶殿,若在天時地利人和的場合中,能夠輕鬆自在地談話,多認識對方一點,也讓對方看到自己真誠的一面,有時也是建立人脈「破冰」的好機會。

第三步)實體的小恩小惠/在不要太刻意的情況下,帶一份精緻但單價未必要很高的伴手禮,例如是你透過觀察得知對方的喜好,或是用毫無壓力的方式向對方表達:這是大家都覺得好吃、好喝、好玩、好用的好東西,你想跟他分享。這樣的分享是進可攻退可守的。

第四步)一起用餐/把握自然的機緣,同坐一張餐桌、吃一餐飯的時間,可以讓雙方聊得更深入,不侷限於公司業務的話題,用美食佳餚或個人興趣來拉近彼此的距離。

第五步)三節四「ㄕㄥ」正式禮品/華人的三節是中秋、端午、舊曆年,四「ㄕㄥ」則是升遷獲獎、生日、生產乃至於生病,這時送上正式、較高價的應景禮品,表示恭賀與慰問之意,相信對方會記得你的周到與禮數,也會等價回饋你。

第六步)出席紅白帖場合/紅白帖所費不貲,同時也講究有來有往,這樣的場合可以讓你認識對方的親朋好友,使你的人脈地圖更開枝散葉。

循序漸進,打造穩健關係

回顧開場故事,工程師有責任優化同仁的電腦環境,但素昧平生的業務新人要求「全熟」的待遇,就顯得強人所難。想要循序漸進,打造穩健人際關係,還可以透過「職場愛心存摺」的累積,至於要如何做,後面的章節將有詳細說明。

(本文作者/王承瑄、石恩、周純如、陳晶瑩、游美未、楊婷雅、蘇珊琉)
(摘自/7位頂尖秘書教你職場行政成功術/商周出版)

記者及編輯團隊

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