講話委婉不傷人，但繞圈子就是浪費時間！丁菱娟教5招「職場溝通」
職場溝通最忌繞圈子
縮短溝通的時間，其實就是幫助企業節省成本並提高競爭力。我本身是做品牌和公關，我經常告訴學生，為什麼要做品牌？ 因為品牌有一個最大的功能就是效率，什麼叫效率呢？ 就是減少消費者猶豫的時間，讓他們很快可以選擇你，所以效率就是商業的競爭力。
當消費者在搜尋某樣東西時，需要花時間，需要比較，當他不知道如何做選擇時，突然前面有一個他熟悉的品牌，這時他心裡會出現信賴感，所以會覺得買他熟悉而又信任的品牌就不會出錯，這時候品牌在消費者面前就是效率，因為節省了他的時間。對品牌商而言也是效率，因為品牌不需要被比較就已經被選擇了。
基於上述理由，通常知名公司的員工會比默默無聞公司的員工，更具有效率與自信，因為當知名公司的員工出去遞出名片時，他不需要解釋他是誰，對方就已經知道他是誰。
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相反地，默默無聞的公司員工遞出名片時，對方可能還一頭霧水，該員工必須要費一番口舌，甚至做完簡報，對方才會了解你到底是誰，這中間就比知名公司多花了很多溝通成本，你還必須培養最頂尖的業務員才有機會接觸到客戶，而且不是每個客戶都會給你這個機會解釋，這就是為什麼需要品牌，重要的是，溝通成本就是商業成本，如何有效率的溝通是商業上的必要。
這是一個講求效率的時代，時間等於金錢，效率更是競爭力的核心。研究顯示，組織中最花時間、最幫助或阻礙前進的都是溝通，所以縮短溝通的時間，其實就是幫助企業節省成本，並提高競爭力，因此提高溝通效率就是我們在職場上的能力。
說話可以很直接，也可以拐彎抹角。直接會傷人，但節省時間；拐彎抹角不傷人，但成效不彰。如何講得很清楚又不浪費時間，是一門學問。大家都覺得外商的溝通效率比較高，我們就用如下頁外商公司的溝通模式來參考，應該就能省去很多含糊、不清楚、猜測或誤解的機率了。
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職場內的高效溝通模式
- 不要兜圈子：講真話，簡單、明瞭無須修飾。直接回答問題，不要隱瞞真相。以這種方式往往能在一次交談中就快速建立起信用。你會被認定為是說實話的人，正直而誠實。除非你需要花時間搏感情，否則在商業溝通上若要有效率，就不要兜圈子，承認自己的侷限如果你不知道就說不知道；如果某些事不是你最擅長的就照實說；如果沒有完整的答案也請老實說，並說明清楚哪些是你清楚的，哪些是必須再去弄清楚的。
- 為對方著想：如果你所提供給客戶的建議，大多是站在自己的立場時，那麼沒有客戶會真正信任你的建議。例如，當你提供的服務不符合成本效益時，可以推薦其他提供專業服務的公司供客戶選擇。這樣的替代方案反而會提升你的信用度。
- 承擔情緒面的風險：如果你察覺到對方的情緒有些擔心時，可以試著說「你好像有點擔心，有什麼我可以幫忙的嗎」等話語，或許先展現關心與真誠，反而能讓對方敞開心胸說真話。
- 主題很重要：為每場會議設定目標及議題，這樣可以快速進入主題並聚焦，以免大家各自論述及表達意見，形成聊天大會，沒有主軸。當大家失焦時，主席也可以比較順理成章要求大家回到主題討論。
- 做結論：在會議或談話結束時，應該要做個總結或會議記錄，條列式的最好，不僅要列下討論內容和結論，也要列出接下來的行動由誰負責以及期限，避免對方有錯誤認知或誤解之處。
溝通是人每天都在進行的活動，但有效與否，就在於我們是否除了「講話」之外，有更多一層「人性」的思考，敞開心胸傾聽服務對象的需求，提出解決方案與建議，而不是一味地要將自己或商品推銷出去，只有讓對方卸下心防之後，才可能使溝通變得更暢通、更快速。
（本文摘自／丁菱娟的成熟大人的說話課：如何說，才能得體又不傷人？反擊時，如何堅定又有力量？任何情境都可用的38個溝通之道／聯經出版／首圖來源：丁菱娟臉書粉絲頁）
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