職場中如何表達自己的想法?Google總裁推薦萬用「2句型」不怕得罪人
大有可為的技能:給意見
給意見,是在給人禮物⋯⋯理論上是這樣沒錯!根據2012年葛瑞琴.史畢茲(Gretchen Spreitzer)和克莉絲汀.波拉森(Christine Porath)發表的研究,公司給員工意見,就是幫助員工成長的不二法門。給人意見,不僅製造學習機會,還會給對方動力。重要的是,科學研究顯示,越是立即直接的意見,越有效。
「意見是成功者的主要養分。」——作家及演講者肯尼斯.布蘭查德(Kenneth Blanchard)
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給意見可能會面臨的阻礙
只不過,有一些事情可能會阻饒我們,讓我們無法給個人或組織好意見。每次在工作坊探討這個主題,總會請大家聯想有哪些詞語跟給意見有關,把這些詞語分成3大類:正向、負向、中性。大家分類的結果有族群之別,但絕大多數人都聯想到負面的詞語;既然以負面居多,大家就不敢隨便給意見或徵求意見了。如果以前別人給過你意見,傷了你的自信,你以後是要鼓起多大的勇氣,才敢再去問別人的意見呢?畢竟人腦習慣去閃躲危險。
現在面對迂迴而上的職涯,給意見變得更難了,例如實施遠距辦公,公司部門跨越不同地理區,專案團隊的成員來來去去。當大家面對面互動的機會減少了,短暫的工作與跨文化的團隊成員為常態時,我們回饋的意見必須顧慮工作的環境。
英國新創公司 CharlieHR 的創辦人羅伯.奧多諾萬(Rob O’Donovan),在公司上下執行澈底坦率,他們是怎麼落實的呢?舉個例子,每個星期一,工作團隊會花1個小時,坐下來給彼此意見。羅伯先當箭靶,大家主要都是說負面的意見,比方有人批評他的信件,寫得又臭又長,他感謝對方給的意見,承諾他以後會寫得簡單明瞭。
他坦言,這麼做並不容易,但只要大家奉行這個理念,企業領導人也願意身先士卒,絕對會有好結果。羅伯發現他的團隊可以更快發現問題,及時處理,團隊成員之間的情誼也更深厚了。不過,他也坦承澈底坦率並不適合每個人,而且時間久了,大家就容易鬆懈,所以每隔一段時間,就要再激勵一下士氣,提醒大家多多給意見。
給意見是一種技能,大多數人並沒有受過訓練,也沒有經常練習的機會。我們擔心給了意見,人家聽了會不悅,所以乾脆逃避,不說出口。
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如何給意見?
我們關於「給意見」的經驗,通常落在兩大類:
- 第一類是正式給意見,公司每隔一兩年,定期舉辦績效評估管理。
- 第二類是非正式給意見,有些公司並沒有正式給意見的管道,員工之間只好私下給意見,或者根本不給意見。
這兩種類型都不理想,最好的意見要跟個人的目標切身相關,而且要定期即時講出來。我們認為給意見要滿足3個條件:切身、即時、定期,把給意見這件事融入日常工作中。
- 切身:如果你要給別人意見,盡量具體一點,契合對方的情況。你給的意見越是切身,越有幫助,比方你誇讚對方簡報做得很棒,一定要具體說出哪裡棒:「我覺得你今天的簡報,對所有團隊成員都有幫助,你提到的內容,大家都很有共鳴,可見你在這個主題投入不少心力。」如果你還趁機提到對方的強項和發展潛力,那就更棒了:「我覺得你今天的簡報,對所有團隊成員都有幫助。我們之前聊過,說故事的能力可以影響別人,說服別人,我今天總算親眼見識到了。請繼續努力,太厲害了!」
- 即時:給意見的時機,盡量挑在相關行為發生後不久,千萬不要傻傻等到你跟主管見面,或者正式評估會議再說。如果你對於某一個專案、會議或簡報有意見,不妨直接說出你具體觀察的東西,對方聽了意見就立刻回想來龍去脈,獲益良多。如果有需要改善的問題,你也有機會立刻補救,盡快行動。
- 定期:一旦養成給意見的習慣,無論是給意見的人或是聽取意見的人,心裡都覺得輕鬆許多,不妨把給意見這件事,融入日常工作流程中,絕對會幫助每個人。一旦澈底坦率融入公司文化,有一個好處,這會成為「大家行事風格的一部分」。近年來,微軟公司上下都奉行成長心態,鼓勵員工給意見和納雅言,會透過定期安排好的會談—「聯絡感情」。有了這樣的氛圍,給意見成為一件非做不可的事,值得鼓勵的行為。
互相給意見的技巧
「一切還順利吧/⋯⋯會更好」是我們互相給意見的技巧,我們在工作坊徵求學員的建議,也是採取這種句型。我們試過很多方法,但還是這個句型最好用,主要有幾個理由。說到給意見這件事,語言事關重大,「⋯⋯會更好」這句話很正向,可以幫助別人成長。
2004年學者艾蜜莉.希菲(Emily Heaphy)和諮詢顧問馬歇爾.羅莎達(MarcialLosada)研究發現,每說一個批評,至少要再多說5個讚美,才能夠互相平衡。然而,只要套上「⋯⋯會更好」的句型,任何意見都變得更正向了。
「一切還順利吧/⋯⋯會更好」這兩個句型,適合私底下立即給意見。例如,一開完團隊會議,直接傳WhatsApp或Slack訊息,很多企業都採用了這種給意見方式。英國食品製造零售商COOK,2019年在《太陽報》最佳雇主排名第14名,也是首屈一指的製造商。COOK是我們最早的客戶,隨即採用了「一切還順利吧/⋯⋯會更好」的給意見句型,在每個業務層面有卓越表現。
例如在COOK零售店舖中「一切還順利吧」這句話,已經成了歡迎顧客和提供建議的開場白。「⋯⋯會更好」,可以加速試吃流程,對於新品牌的產品有更深的認識。至於在COOK的廚房裡使用「一切還順利吧」這句話,可以確保生產計畫順利,或者讓新菜餚更快推出;「⋯⋯會更好」這句話起了改善作用,提醒員工在每次換班之前,記得要預留清理的時間。
情境/結果/影響的表達結構
除了「一切還順利吧/⋯⋯會更好」之外,「情境(Situation)/結果(Result)/影響(Impact)」也是另一個表達模式,簡稱 SRI句型。若要提供別人建設性的意見,尤其是特別難以啟齒的,不妨試試看這種表達模式,絕對會幫助你保持客觀。
範例:「上星期大家邀請你支援新專案(情境),你的答覆會給人一種防備和懶得幫忙的感覺(結果),這樣別人會以為,你只想管好自己的職務,卻不顧整個團隊的成敗(影響)。」
套用這個表達結構,一來你要跟別人討論的內容,大致有一個雛形,二來等到你要說出口,心態會自在多了,這樣你跟對方討論的氣氛也會比較好。
你給的意見管不管用呢?問自己下面3個問題
- 你最近一次給別人正向意見,是在什麼時候呢?
- 你最近一次徵求別人意見,是在什麼時候呢?
- 你是否習慣每星期透過「一切還順利吧/⋯⋯會更好」的句型,自己給自己意見呢?
(本文摘自/職場天賦:Google總裁推薦!邁向成功職涯的30道練習,將天賦轉化成職場優勢!投入真心喜愛的工作/大樹林出版)
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