樂閱讀／天天加班　做事方法一定有問題？

堤喜代志： 在豐田的熔接業務部門工作42年之久。身為管理職一定非常勞累。堤喜代志在當組長時，便嚐到了前所未有的忙碌滋味。在豐田當上組長的人，平日除了要思考能否遵守「標準作業手冊」、體系運作是否順暢、設備適不適用等問題之外，還有許多業務要做。如果天天被工作追著跑，光是解決眼前的問題，就搞得人仰馬翻了。

「當眼前的工作發生了意外狀況。如果夠冷靜的話，就會去想這種問題是不是已經不是第一次發生了，應該要好好擬出一個徹底解決的方法。身為組長的我，如果只專注在『先把爛攤子收拾乾淨』這件事上，急忙跟著最前線的部屬專心滅火，沒有退一步思考問題的本質，那麼同樣的錯誤就會一直重複發生。」堤喜代志解釋道。

當時已升任組長的堤，不斷被直屬主管提醒：「不要天天忙救火，你有自己的工作要做！」一流的管理者應該著重於改善和栽培部屬。天天被瑣事追著跑、漫無計劃地瞎忙，不是主管該有的做事態度。上司的首要任務是進行改革，讓工作現場不再失火（出錯）。即使撲滅眼前這場大火很重要，但你不能總是在幫忙救火。

天天加班　做事方法一定有問題

堤總是不斷地提醒大家：「管理者有自己應該要做的事。」把自己過去當組長的經驗，告訴所有製造現場的負責人。「我曾經在一家工廠擔任指導員。現場有一位監督者，每天都加班到半夜十二點。我看了一下他的工作內容，發現他所做的全都是不具生產性的工作。例如，檢查部屬的日報表、看營業額等。

領導者要是一直處在這種狀態之下，實在很糟糕，所以我要求他把上班時所做的事項一一列出來，然後再根據列表一起思考『這件事真的有必要執行嗎？』、『工作的優先順序為何？』等。這麼做了之後，果然他的業務量大幅減少，有充裕的時間做自己應該做的事。現在他每天晚上八點以前，就可以把工作全部完成了。」

建立你自己的口頭禪：領導者的工作不是救火，而是建構不會發生火災的機制。

（本文作者／OJT Solutions股份有限公司）
（摘自／好主管要有口頭禪／大是文化出版）