下班前老闆交代工作,接還是不接?教你自問「3問題」評估是否加班

下班前老闆交代工作,接還是不接?教你自問「3問題」評估是否加班

2024/9/12
現代人工作忙碌,加班成為家常便飯,若是有意義的加班,那就學會調適自己,反之,則要思考有無調整的可能性。 日本職涯顧問池田千恵於《Me Time》一書中,分享超實用時間創造術,引領讀者在忙碌的日常中創造「ME TIME」(專屬於自己的時間),製作專屬於你的人生時間表。以下為原書摘文:

臨時加班真的有意義嗎?

即使決定了哪些事「不做」,還是有可能不得不做。尤其是在受到外部因素影響的白天,我們常會因為突然被塞工作,不得不「臨時加班」。如果是因為自己把事情評估得太簡單而加班,或發生緊急情況不得不加班,會比較容易看得開。

但若是遇到臨時插進來的工作,我們就會鬱悶地想:「這種『臨時加班』真的有意義嗎?」卻又無法說出自己的想法,也不知該如何交涉,最後只好摸摸鼻子答應。

「真的有必要加這個班嗎?」在我們產生這種懷疑時,如果可以瀟灑地說:「沒必要的班,我不加!」然後扭頭就走,那該有多好?但現實中我們當然不可能這麼做。尤其企業高層中,確實仍存在著無法接受員工拒絕加班的人。

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越是拿不出成果的人,越喜歡把『工作與生活的平衡』掛在嘴邊,一味主張自己的權利。」

「很想在工作上有所貢獻。但也覺得不加班、擁有自己的生活很重要。關於技能的提升,只有公司會付錢的活動才願意參加。不管別人再怎麼加班,自己都會準點離開⋯⋯這種人的能力都特別差,真是受夠了。」

「那些比爛主義者都是堅持不加班的人。」

有時候,越是曾沒日沒夜地工作,才建立起今日地位的人,越會有這類想法。即使表面上不說,他們內心深處還是會這麼想。在職場上,經常會產生「重視工作,還是重視生活」的意見對立。

兩邊的意見各自有不同的立場,無法決定孰是孰非,但公司畢竟是透過團隊工作而建立的組織,站在一部分反對「工作與生活平衡」的人面前,要如何一邊避開他們的批判,一邊貫徹自己的主張,就得看個人的真功夫了。

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2原則避免成「比爛主義者」

不想讓人覺得你是「比爛主義者」,就必須滿足以下2項條件。

  • 培養出正確的評估能力、預見能力。
  • 正確地傳達出如果接下新工作,那麼手邊的其他工作會發生什麼變化。

能否明確地說「NO」,不是取決於一個人的角色地位,而是取決於一個人有無自信。如果對自己評估工作的能力與判斷力擁有專業自信的話,我們就能毫不畏懼地向對方說出自己的想法。

「停止手邊正在進行的工作,從頭開始做這件事的話,就會發生這種情況,即使這樣也沒關係嗎?」「如果發生這種狀況的話就不妙了,所以我會先把您委派的這部分工作趕緊處理完畢,至於其他部分,應該可以等到明天再做吧?」

能像這樣立刻充滿自信地說出接下新的工作後,將會使原本預定的工作產生什麼變化、這種變化是好事還是壞事、若是壞事該如何將衝擊降到最小,那麼就一定能避開加班。

為此,先進行「辦事封鎖」,詳細掌握自己手上的工作可分成哪些小顆粒,並估算出需要多少工時。只要能明確指出,接受「臨時加班」會使什麼事發生什麼變化,那麼我們就不會再因為突如其來的工作委派而滿腹委屈了。

當我們根據這樣的「SEE法」確實將時間「可視化」,並能對時間加以編輯時,就會具備自信與話語權。這麼一來,就不必再默默地接下所有委派工作,沒完沒了地加班。

自問3問題評估工作

如果只把焦點放在「我不知道怎麼拒絕」,那麼我們就會傾向於學習「交涉技術」或「積極溝通」。然而在那之前,我們更該加強的其實是本質上的工作能力與評估能力。而且這些能力是不用再去讀一本書、報名一堂課程,就能立刻開始強化的。看起來雖然像在繞遠路,其實卻是最短的捷徑。

首先,有意識地為自己進行工作評估,包括「自己平常會花多少時間在什麼事情上?」「負荷過量時會出現什麼負面影響?」等。接著,當他人委派「臨時工作」時,問自己以下3個問題。透過自問自答,能讓我們對自己該如何向對方表達意見進行模擬。

  • 接下這項工作,是否會排擠到現在手上的工作?
  • 如果會的話,會在哪些部分造成多大的工作延遲?
  • 為了避免該項工作延遲,自己能做到的最佳解決方法是什麼?

就算剛開始沒辦法立刻想出來,也不必氣餒。不屈不撓地持續下去,慢慢地就能不加思索地說出口,與對方進行交涉。

(本文摘自/Me Time:兼顧工作和生活的時間管理術/究竟出版)


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