邀約信怎麼寫？寫愈長愈好嗎？專家親授「5關鍵」有效減少溝通成本
「請」——邀約的參考步驟
一般常見的情境，大概是我們要主動丟球或被動接球的溝通場合。而各種情境的溝通，其實是從大家常說的禮貌三寶出發，也就是「請」、「謝謝」與「對不起」。
請，通常是我們有事情需要對方幫忙，或是想和對方合作的情況。
這幾年經營個人社群，一開始收到邀約都會認真回應，但當邀約日漸增多之後，我發現過濾邀約就已經超級花時間成本，每次的回應更是費時費力，也不禁反思自己過往開口邀約時做得不夠好的地方，難怪以前人家都不理我。
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邀約時如何降低對方的理解成本？不一定是正確答案，想說說幾種我的判斷。
請求時，裝熟不一定是好事。很多人說，如果能夠親切地喊出對方的名字，那麼就能拉近與對方的關係。如果對方有英文名或常用外號，這樣喊應該沒問題。
不過以台灣人來說，直接喊中文全名或是省略姓氏，很可能會讓人聽得不太習慣。如果沒有確認與對方的關係，真心建議不要這樣做。那怎麼做比較好呢？最簡單的，就是喊對方的姓氏加上「先生」或「小姐」，這是最基礎的稱呼。如果已知對方的職稱，也可以加上去，例如某某經理、某某專員等。
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別把邀約信當成通訊軟體
過濾邀約時，我所遇到最多的狀況，是許多來信僅告知自己是某單位，希望可以合作。信件內容如此，完全沒有其他細節。這時候，我必須回信和對方確認，是想要談哪方面的合作，有沒有一些方向或是細節。若對方的回信是：「希望找你來上課，謝謝。」又要再回信給對方，詢問下一步的細節。在這一來一往之間，真的耗費許多時間。
如果真的要用信件邀約，可以先把合作方向和細節寫上，讓對方能夠快速掌握，節省彼此的時間成本和溝通成本。不僅是邀約，在任何商務場合上，其實節省對方的成本都是重要的能力。
邀請合作或拜託協助，是沒有問題的。不過許多人打著合作的名號，內容卻是要求或為難。好比收過許多信件，對方說真的很喜歡我的東西，詢問我能不能免費幫忙做些什麼。每次看到這樣的信，我都會很驚訝。通常我們喜歡一個東西，不是會花錢購買嗎？怎麼會覺得是免費的呢？
信件邀約5步驟
而收多這樣的信之後，我開始思考，如果想要別人幫忙，發出邀約信時，也許可以利用以下5個步驟：【說明來意】→【自我介紹】→【與對方連結】→【目的與細節】→【結尾】
- 很多人在信件主旨上會寫「忘形老師合作邀約」，但我會建議把邀請方向打上去。例如課程邀約：邀請忘形老師到得意公司教授溝通課程
- 自我介紹是把合作角色說清楚。首先我會先說明自己是誰，接著可能會帶到一些公司的業務，再提出邀請，例如：忘形老師，我是得意公司的得意，我們是一個銷售公司，平常有許多和客戶溝通的需求。
- 接下來，說明為什麼要找對方或如何找到對方。可以說出一些關鍵資訊，讓對方感受到我不是隨便來合作的，目的是與對方建立連結。例如：我關注您的粉絲專頁很久了，覺得您每一篇文章都寫得很有道理。我也有上您的線上溝通課，我認為您說到很多盲點，是很多人說話的通病。希望能夠邀請您來幫我們的業務上課。
- 然後，該進入目的與細節了，這裡的重點是把合作細節說明清楚，包含了時、地、事、人、物、費用等，如果有希望與對方討論的事項，也可以在這邊以提問的方式來確認資訊。例如：我們的課程預計辦在今年的10月下旬，地點位於台北的總公司，對象預計是30名業務夥伴，希望讓他們更能與顧客建立關係。不知道您有沒有課程大綱能夠先提供參考呢？以及，也想詢問您的課程報價。
- 最後，就是結尾了。這裡包含信件的總結與提供聯繫方式。提供一個範例：以上，是我們希望邀請您來講課的內容，如果有不清楚或需進一步確認的部分，歡迎回信，或是撥打我的電話/以我的通訊軟體聯繫，期待您的回覆。
無論是邀約信或以邀約為目的的訊息當中，最重要的就是把我的來意、我是誰、為什麼找對方、合作細節、後續聯繫等幾個關鍵說明清楚。或許會有人說：「天啊，這樣的訊息不會太長嗎？」我個人認為，說明得愈清楚，只會讓對方愈有被尊重的感覺。
不清楚的邀約反而耗費彼此的溝通成本，還會讓人擔心合作起來會否有哪些事項被遺漏的情形，以及不必說出「我對你的景仰如滔滔江水，綿延不絕」等恭維，基本上都能夠在對方的心理留下一個好印象。
當我們需要請任何對象合作或幫忙時，記得從對方的角度思考：如何邀約能夠讓對方感到被尊重，能花最少的時間掌握全局，並快速地針對合作的關鍵點進行說明。
【溝通思考題】
留下3個思考題給你，也歡迎找你的同事或朋友討論看看。
- 在需要開口邀約的情境中，這一課的步驟能夠適用嗎？
- 如果能夠適用，你覺得有哪些地方要特別注意嗎？
- 如果不適用，你會如何修正呢？
（本文摘自／順勢溝通：一句話說到心坎裡！不消耗情緒，掌握優勢的39個對話練習／遠流出版）
