開會如何省時又有效率？日本經理人揭密「4關鍵」先確認雙方的底線
成為一個懂得求援的人
雖然在職場上，總是強調團隊合作很重要，但對於我來說，獨立作業並不是件壞事，因為至少可以節省教導或確認的時間，也不用浪費時間和別人開會或討論。就這一點來說，作業起來真的是方便許多。不過，一個人獨立作業的最大問題，就是能力所及範圍十分有限。
因此，我反倒建議各位成為一位懂得「對外求援」的人。例如準備50人以上大型會議的時候，就應該請其他同事幫忙，而不是一個人默默的做。懂得適時的求援，不僅能夠提早完工，有時候還可能因為同事的一句提醒：「麥克風呢？準備了嗎？」讓準備作業盡善盡美。善於團隊工作的表現，也能在主管心目中留下好印象。
總而言之，獨立作業難免出現盲點。習慣單槍匹馬的人或許覺得其他人都幫不上忙。然而，想要發揮平常以上的水準，或提升工作績效，適時的對外求援也相當重要。
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哪些事該找人做？
你是否也有這樣的困擾：明明知道交給其他人做比較快，卻開不了口？以前的我也曾是如此。到底是自己做比較快，還是要拜託別人？其實，此時不妨先訂定獨立作業與團隊合作的評判標準。
標準很簡單，也就是：即使自己不動手，也不會影響工作結果的事情，就可以請同事代勞。例如，票據、財務報表、報稅、官網架設或小型會議，我都會委由工作夥伴處理。然而，研習資料、講義或商談等，與公司營運息息相關的項目，必定由我自己親力親為。
只要照著這個標準，便能輕鬆判斷哪些業務自己處理更快，或哪些業務委由其他同事幫忙，反而讓自己有時間做更多的正事。如果手頭上的工作沒有非自己處理不可，同時又找得到同事幫忙的話，請務必善用人際資源、借力使力，以提高工作效率。
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預先設定團隊合作的標準
「會議越長越浪費時間」，對於講求效率的人而言，一定都是這樣認為的吧？但是，一味的減少會議時間，其實沒有任何意義。因為會議的重點在於品質。只要不讓與會者發言，會議當然兩三下就結束。然而，開會的重點在於提高與會者的參與度，並盡快取得共識。
因此，開會的時候，應該要請大家盡量踴躍發言，而不是從頭到尾悶不吭聲。特別是線上會議更是如此。因為大多數的人就是點點頭表示同意，其實忙著其他事情。遇到不肯表達意見或提問的與會者，不妨指定發言。例如：「ＯＯ課長，您覺得如何呢？」甚至可以更進一步的說：「經理，您覺得ＯＯ課長的看法如何？」
先確認底線，什麼事都好談
開會討論的時候，如果不事先確認雙方的底線，後果將會不堪設想。因為討論一旦拉長，就有可能讓議題懸而未決。在大多數的情況下，更可能無法順利實行。因此，討論的時候，首要之務是確認雙方的底線。所謂底線，指的是彼此希望獲得的結果。具體來說，就是討論時先拋出決定事項的重點，以便達成共識。只要做好這一個步驟，就不怕模糊焦點。
其實預設底線一點也不難，只要決定「何時」、「由誰」、「要做什麼」與方法即可。一但有了目標以後，任何討論都相對明確許多。總而言之，討論時記得先確認雙方的底線，以免浪費時間。
（本文摘自／不空轉‧工作省時術：聽到急件你就馬上做？難怪事情越積越多。你該提升的不是效率，而是抓出哪些事讓你做白工，然後不做！／大是文化）
