擅長說明的人不需要很會說話！教你超強溝通法：先從「這點」開始說
人們只在乎：這件事對我有何好處
要用一句話來形容說明失敗的最大原因，那就是忽略了對方的想法。我也曾有過類似的經驗，滿腦子想著要好好跟對方說明才行，說出口的話卻跟不上自己的想法；害怕雙方沉默下來，卻講出不適當的話⋯⋯簡單來說，就是被「要好好說明」、「必須解釋清楚」的想法所侷限，而忽略自己是為了什麼、該怎麼向對方說明。
本書的起點，將從培養這樣的意識開始。假如你為了該如何說明而遲疑，就先想想自己接下來，是為了什麼才要講解？對方接收到什麼樣的內容會高興？適時確認對象及目的。只要這麼做，你的能力就會大幅躍進。
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好的說明，會替對方帶來一定程度的好處
我先解釋什麼是好的說明。可能是內容簡潔、正確、容易理解⋯⋯根據不同狀況，可能會有不一樣的變化。不過，有時候明明覺得自己表現得還不錯，對方卻無法理解，有可能是因為你只站在自己的立場。
舉例來說，「選擇這個商品的話，1年最多能省下10萬日元」「我們為了開發這個商品，整整耗費了2年」，以消費者的立場來說，這兩種說話方式，你會比較想聽哪一方？我想，大多數人比較想聽前者吧，因為他完全站在顧客的立場，並具體說明對顧客有利的內容。
當然，有些人也會對商品開發的故事感興趣。不過在前述例子中，容易給人一種吐苦水的印象：「跟你說，我們當初開發這個商品有多麼多麼辛苦啊⋯⋯。」好的說明，會為對方帶來一定程度的好處，有時只要稍微改變一下講法，讓對方認為「說不定能得到些好東西」，他會比較樂意繼續聽下去，也因為如此，對方才會在聽取說明後採取行動、改變想法，甚至爽快付錢。進一步來說，對方最後若是能獲得原本期盼的甜頭，也會更加信任、肯定你的能力。
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給好處或煽動焦慮，你得二選一
所謂的好處有很多種，不過廣義來說，可以概括為一個原則，這是我在製作YouTube影片時注意到的。假如希望更多人看到這支影片，無論什麼樣的內容（類型），都要明確向觀眾表示：「看了這支影片，你會獲得這些益處（加強預期心理，看了會有幫助）」「看了這支影片，你能避免這些壞處（煽動焦慮，不看是你的損失）」。
我做的YouTube影片也是以說明方式呈現。無論要講什麼內容，我都會在影片標題，或縮圖封面上簡短標示「能獲得ＯＯ知識」，或是「你可能不知道這些事」等與內容相關的情報。如此便能促使觀眾進一步去了解影片內容。剩下的關鍵就在於，影片資訊能得到多少人的關注。
假如是對特定對象說明，談話範圍自然比較明確。不過，也必須適時提醒自己，雙方是以什麼為目標、主要目的是什麼，不然一旦出現突發狀況，或是心裡有些焦慮，自己就會很容易忘記這些重點。
我已經那麼努力，對方卻無動於衷？
你要說明的對象可能是你的主管、部屬、同事、客戶，或是雙親、小孩、結婚對象、男女朋友。目的或許是報告、聯絡、商量，甚至包括跑業務、簡報、提案、邀約、銷售、申請許可，或是從打發時間的閒聊到愛的告白。
在「對象X目的」的組合下，自然就能獲得提示，進一步掌握方向，得出要解釋的內容、該怎麼安排順序、以什麼方式說明、應準備哪些輔助資料等結論。
說明時，要盡量設法滿足對方的目的。「對象X目的」，可以說是提升說明力的基礎公式。反過來說，假如內容沒有符合對方需求，那就沒有意義，這是很重要的一點，卻還是讓許多人深陷「我已經那麼努力了，對方卻還是無動於衷」的迷思當中。
為什麼說是迷思？因為，就算你的解釋不符合對方需求，在內容上或許還是能提供部分協助，但即使方向是對的，卻在態度上太過自我中心，忽視了對方的需求，反而造成反效果，對方也可能會怒回：「我沒問你這個！」而被扣分。
情境：向主管提議如何增加零售商A店的營業額。
Ｘ：今天我去了A店，發現營業額正在衰退，我在想是不是可以引進集點卡，之前在B店還蠻有成效⋯⋯。
原因：想到什麼說什麼，讓人聽不懂你的結論，也很難理解重點。
Ｏ：A店應該引進集點卡系統。今天我跑了一趟現場，發現最近的營業額明顯衰退。先前B店引進集點卡系統蠻有成效，A店是不是也能比照辦理？
原因：一開始就說結論，也比較容易實際確認及判斷內容。
先從結論開始說
能正確傳達內容，別人不會反問：「你到底想表達什麼？」也不會讓人覺得有壓力的說明方式，大致上有3個特點：
- 順序明確，有條有理。
- 用數據或相關資料佐證。
- 快速、簡潔、有效率。
這裡先從第一點「順序明確，有條有理」來討論。在前述例子中有運用到前言也提過的「從結論開始說明」，也使用了穩定溝通基礎的「PREP法則」，應該不少人聽說過這個知名的談話架構。
在PREP法則中，P代表結論（Point），R代表導出結論的原因（Reason），E代表具體案例及根據（Example），最後的P則是再次強調結論。在工作上特別需要正確及快速說明，只要了解PREP法則，並將想說的內容分解成這4個步驟，就能讓對方更懂你的意思。
簡單來說，就是先從結論切入。在不夠熟悉的階段，可能需要特別留意4個步驟的先後順序，等習慣這樣的說話方式後，自然而然便能從結論開始講解。
對方不會有耐心聽你說
我們再來比較一次剛才的對話。兩者的內容，在意思上幾乎完全一樣，只有順序上的差異。有些人可能就會覺得，既然如此，只要對方耐著性子把話聽完不就好了？但對聽者來說，這兩種說明方式還是有很大的不同。
「A店是否該考慮引進集點卡系統？」一開始就明確提出結論，對方會知道「原來如此，他接下來是打算解釋原因吧？」並集中注意力，認真聽後續的內容。
對聽者來說，結論是否合理、能否符合期望、甚至最終能不能取得同意都無關，重點在於審視結論背後的原因及根據。假如一開始就得知結論，就可以在聽說明的同時，以自己的見解及假設來判斷對方的論點，相對來說也比較有效率。
結論優先，加速對方理解
假如先解釋原因及根據，過程中不但容易被對方的態度影響，他也必須聽完所有內容，才能釐清整個話題的始末和重點。因此在說完之後，會有相當高的機率反問你：「所以你想表達什麼？」既然如此，不如先提結論，如此更能有效避免對方不耐煩，甚至降低被反問的機率。
可能會有人覺得，不用著急，好好聽完別人講什麼不就好了？有這個想法，表示你沒有考慮到聽者的感受，因為沒有安排好順序，難免會占用到對方寶貴的時間，所以，當工作上需要講解時，盡量從結論開始說。
（本文摘自／最少話的最強說明法：「擅長說明」的人無須很會說話。年薪四百萬的外資菁英示範，怎麼說明不費力，聽者給好評，還給高薪。／大是文化）
