#工作效率

（優活健康網編輯部／綜合整理）能夠創造出重大價值的人都有一個共通點，那就是「即便再忙碌，桌面依然保持整齊清潔」。這是很簡單的事情，但是，我覺得這非常重要。在麥肯錫，能幹的先進們也都把桌面保持得整整齊齊。在我的記憶中，我沒有見過桌面髒亂的人，或者不懂得整理、整頓的人。因此，如果桌面出現髒亂的情況，可以想像一定是遇到了非常緊急的事態。在麥肯錫工作的時代，有一次我經過某位先進（曾經擔任知名企業的經營者！）的辦公桌前時，因為桌面非常地井然有序而大感佩服，這件事至今仍深深烙在我的腦海中。他總是專心而安靜地坐在那張乾淨整齊的桌子前工作，那樣子讓我印象深刻。為了創造出最高的工作效率，工作場所隨時保持乾淨整齊是很重要的事情。桌子的狀態，就等於使用者腦袋裡的狀態。麥肯錫並沒有苦口婆心地要新進人員整理桌面。但是，既然深度思考，擬定、檢視假設是工作所需，那麼，如果沒能整理好自己的周遭環境，自己的發想和思考也會跟著一團混亂。有時候，光是有不必要的東西進入視野就會影響到我們的專注力。離開公司時，把所有的東西都收進抽屜，桌上只留下電腦，這是基本要項。此外，為了縮短時間，讓時間獲得更大的效率，每個人都應該做好整理、整頓的工作。如果沒辦法立刻拿到要使用的資料、處理一半的資料、參考資料或書籍等，真的就會浪費掉不少時間。不管是就品質方面或者就時間上來說，在經過整理的桌子前面工作比較能夠提升集中力，創造出巨大的價值。（本文摘自／麥肯錫精英最重視的39個工作習慣／天下雜誌出版）

我除了是廣播公司的上班族，也同時進行寫作和演講活動，並身兼大學講師和研究所學生的身分。老實說，在這樣忙碌的生活中，我犧牲的就只有兩件事。那就是看電視和上網的時間。由於不能犧牲和家人相處以及睡眠的時間，因此我在生活中極力避免電視和上網這兩種活動。我光是不做這兩件事，就比一般人多出很多時間。讓我們來看看NHK傳播文化研究所在2011年二月發表的「2010年國民生活時間調查報告」。你每天花多少時間看電視？（每天平均收視時間）• 20歲／男性：1.54小時、女性：2.33小時。• 30歲／男性：2.03小時、女性：2.43小時。• 40歲／男性：2.3小時、女性：3.26小時。• 50歲／男性：3.02小時、女性：4小時。從以上的數據可以看出，年齡層越高，每天看電視的時間就越多。看電視本身並不是壞事，既是生活中的情報來源之一，也有助於轉換心情。但每天如果平均花上兩到三個小時收看電視節目，也就等於下班回家之後，除了吃飯和洗澡的時間以外，都是坐在電視機前面度過了。如果你是真心希望在工作上反轉劣勢，想進行不同於以往的挑戰，就應該在看完特別喜歡的節目，或得到想知道的消息之後，在三秒內果斷關掉電視。現在的電視台收視競爭十分激烈，因此在許多節目中，也巧妙地編入了宣傳陷阱。特別是民營電視台，在節目快要結束時，會在廣告中順勢宣傳下一個時段要播的節目。看著看著，可能會覺得「下一個節目好像也挺有趣的」，結果就這樣坐在電視機前好幾個小時。例如，七點半到九點，原本只打算收看足球比賽直播，卻不小心又從九點看起了搞笑的綜藝節目，結果這天晚上的自由時間，就這樣虛度過去，看完也只能直接上床睡覺了。像這樣把時間和體力都耗在電視節目上，該做的事就一直往後延，久了就形成常態的惡性循環。最愛上網的人　最沒時間和看電視一樣，上網這件事也會造成同樣的風險，我們來看一下博報堂在2012年6月發表的這份資料。你每天花多少時間上網？（東京地區：每天平均上網時間）• 40歲男性／電腦上網：97.6分、手機上網：39.4分，合計2.3小時。• 40歲女性／電腦上網：59.2分、手機上網：34.8分，合計1.6小時。這個調查結果顯示，雖然和2、30歲年輕人相比，40歲的人每天接觸網路的時間少了許多，不過以電腦和手機的上網時間合計，男性每天依然要花兩小時以上，女性也花了超過一個半小時瀏覽網路。這份統計雖然不限下班後的時間，不過和看電視同樣的道理，總是讓人在不知不覺間，就浪費了寶貴的自由時間。例如，今天回家想知道球賽的結果，所以上網查了一下，卻不自覺看起了旁邊的娛樂新聞和影片……你有沒有類似這樣的經驗呢？「原本只是想上網查查資料，沒想到回過神來，已經過了一小時了。」我也曾經有幾次這樣的經驗，為了防止這種情形一再發生，我改掉了一回家就上網逛逛新情報的習慣，改成先做好該做的事再上網。收電子郵件的時候，同一封信我也盡量不看第二次，在第一次打開的時候就仔細讀過內容。無論是在家裡或公司收信，如果是不需要找別人討論的內容，我大多會看過後立刻回信。（本文作者／清水克彥）（摘自／不滿意也不討厭的工作，我該怎麼辦？／大是文化出版）

接下來，我將詳細說明如何分配有限的專注力、持續力的三個原則：原則1）工作進度掌握在自己手上時，一定要全神貫注。任何工作都有對象，可能是患者、客戶、主管，也可能是團隊成員，當工作任務交付在自己手上時，絕對不能取巧。當醫生看到病患痛苦不堪時，一定要全力以赴。此外，與其他人一起合作，共同完成任務時，也要全神貫注。務必集中心力聆聽對方想法，才能避免誤會，讓對方感到不受尊重。原則2）例行公事，盡量別花太多力氣。每個人每天一定都有例行公事需要處理，所謂的公事不僅限於工作，「以固定型態完成的作業內容」就是例行公事。例如通勤、開電腦、瀏覽電子郵件、影印資料、騰寫訂單等等，全都是大腦與身體無需全神貫注就能完成的事情，這種時候就不需要花太多的心力。此時不妨清空大腦、放鬆全身力氣，輕鬆地執行作業或完成動作。由於例行公事是每天做習慣的事情，因此一定要以最省力的型態完成。尤其是多人共同完成的例行公事，通常都是只靠反射動作，無需大腦就能完成的制式內容，更要盡全力取巧。當你放鬆地完成例行公事卻出錯時，就代表你還不熟悉該項作業，那不能算是例行公事。原則3）吃飯與睡覺時，要完全放鬆精神。吃飯與睡覺時，請務必營造完全放鬆的狀態，因為這是身心真正有辦法補充營養且消除疲勞的時間。我相信有些讀者可能認為利用泡澡或上健身房運動大量排汗，有益身體健康。不過，對我而言，泡澡會讓我的血壓劇烈變動，是一件相當耗體力的事情，因此不計入放鬆時間裡。此外，運動會充分發活化交感神經，也不算是真正的放鬆。精神放鬆」要有明確目的　消除疲勞後再出發「放鬆」與「宣洩壓力」是兩個截然不同的觀念，放鬆是為了在這段期間裡消除疲勞，極力減少身體狀況產生變動所採取的行為。躺在床上、蓋上被子之後，一定要放空，絕對不要煩惱任何事情。規定自己「一躺上床就要完全放鬆」，好好睡一覺。就算睡不著，也要安靜躺著閉目養神。縱使只是躺著休息，也能促進血液流入內臟，消除腦部疲勞。每個人都有自己的放鬆時間與方法，重點在於放鬆目的一定要明確，在決定好的時間內確實地放鬆。要是拖泥帶水就會變成真正的偷工減料，請務必小心。（本文作者／裴英洙）（摘自／醫學博士才知道的驚人工作分配術／核果文化出版）

唯有了解自我，才能找出失敗的原因／雖然我鼓勵各位做自己擅長的事，可是，一旦出社會後，就不像學生時代一樣，依照科目打分數，因此，很多人都不清楚自己的長處。此時，我建議你準備一本可以放進口袋的小記事本，隨時記錄自己的想法，以及當天的行動等。這與岡田斗司夫先生在其減肥暢銷著作《別為多出來的體重抓狂──絕不復胖！筆記瘦身法》中提倡的「筆記瘦身法」如出一轍。就是藉由記錄吃進的食物，達到瘦身效果的夢幻減肥法。為什麼只要在記事本上做記錄，就能瘦下來呢？因為，你會發現自己長期都在「無意識」的狀態下進食，對「吃」毫無自覺。除了三餐以外，常吃零食，肚子餓了就隨手拿三明治充飢，把一天吃進的食物數量寫出來，著實會讓人嚇一跳。根據記錄，可以看出自己在哪些事情上花費太多時間，效率卻沒有提升。若能將這些工作延後，先做可以有效運用時間的事情，一定會大幅提升工作效率。1）早上起床的時間、醒來後的情緒是好或壞？2）起床後做的第一件事是什麼？3）早餐是否吃得津津有味？4）是否沒吃早餐就趕著出門？5）幾點到公司？只要記錄工作狀況，效率可提升3倍／把工作都記錄下來，也有助於提升「技術」。理解自我的行動模式，不僅能了解自己的效率，還能根除「浪費時間」的壞習慣。你一定會意外得知，原來那時自己正在發呆、原來自己常會虛度光陰、一事無成。此時，只要動腦筋思考該如何解決、如何利用時間，工作效率就會提升。因此，首要之務就是「實踐」。準備一本小記事本，從今天開始吧！一開始可能覺得很麻煩，但是，請先記錄1天看看。接著，隔天也繼續做記錄，先持續記錄3天，之後再堅持一下，試著記錄7天，逐漸養成習慣。一個禮拜後，再檢視一下記事本，你會有如「撥雲見日」般，清楚自己的「真面目」。除了本來就不太了解自己的人外，連自認為很了解自我的人，也會從記錄中，發覺自己意想不到的生活習慣。若能客觀地看清這一點，人生就沒有困難的事。減少無謂的行動和時間，就能讓工作效率提升2倍，甚至3倍。（本文作者／和田秀樹）（摘自／90％的事，都能10分鐘做決定／采實文化出版）