工作越快完成越好？日商董事長建議：開始前「先做這件事」較重要
凡事求快，眞的有比較好？
工作，當然是盡快完成比較好，這樣就不用留下來加班，還能善用多出來的時間。拖拖拉拉百害而無一利，這的確不假。不過，凡事都馬上處理，不見得是一件好事；正確來說，遇到事情時不該馬上處理、馬上行動。因為這種凡事求快的態度，反而會害你走很多冤枉路。工作不但不會更快完成，還會花上很多不必要的時間。比方說，你必須做資料傳送給同事，如果你一心求快，十有八九會出紕漏。
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相信各位也有這樣的經驗吧？為了盡快完成報告，結果不小心忘東忘西，或是加了一些多餘的資料，最後還要全部重做一遍。因此，在動手之前，應該先動腦好好想一想，才不會犯下這種錯誤。此外，實際著手開始進行之後，也要停下來檢查一下，看有沒有缺漏或需要補充的地方。
總之，想清楚再動手，比你「馬上」動手還要省時省力，工作效率也會更好。
此外，前面也有提到，模仿前人成功的經驗，遠比低水準的創新更高明；同樣的道理，也適用在這個情境上。在此，你應該先思考一下，有沒有值得仿效的範例，再參考範例處理你碰到的問題，而不是在毫無概念的情況下動手。即便要花點時間動腦，也絕對比你從頭摸索要來得省事，工作也能更快完成。請務必請養成這樣的做事習慣。
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三思而後行，比你想像中的更重要
我是在家人出事以後，才開始認真追求效率。那時，妻子病倒了，我必須準時下班回家照顧3個孩子，把大大小小的家事做好。由於我無法長時間勞動，只好想方設法提升工作效率。我試著用各種有效率的方法，完成工作，以求準時下班回家。到頭來，我率領的單位幾乎沒人加班，過去每個月加班100小時的部下，也都準時回家了。
不過，還真的有人想留下來加班。我告訴他們可以回家了，他們反而說還想多留一會兒，有的人甚至跟我說他在做非常重要的資料。我身為主管不該叫他早點走，所以我主動過去關心，想看看他到底在做什麼重要的資料。可是在我看來，他做的根本是不必要的報表，不做也沒什麼大礙。於是，我勸他早點回家，不要浪費心力做那一份用不到的資料。但他不肯聽我的，還說那一份資料以後一定用得到。
沒辦法，我只好叫他回家去做那一份報告，因為他做的是公司不需要的東西，不能請領加班費。員工做上司沒交代的事情，那已經不算工作，而是個人興趣了。到頭來，他才心不甘情不願地離開公司。在我看來，這種工作方式最要不得了。熱衷於工作固然是一件好事，有時我們的確需要加班，但更應該分清楚，什麼才是真正該做的事情。
然而，他會養成這樣的做事態度，這要怪前一任的課長。前一任課長很喜歡弄一些繁瑣的資料，還會花好幾個小時加班弄那些東西。相信各位的職場上，也有那種人，但其實這並不值得稱讚。請各位多多留意，千萬不要成為那樣的人。
此外，「先想好再行動」有一個重要的前提。那就是先確認工作期限，搞清楚何時要完成；先弄清楚期限，再來推算每一個階段該做些什麼，才能做好必要的準備工作。
各位現在處理工作的方式，是不是都先做再說，沒有思考期限這一類的問題？相信我，用這種方式工作，一定會浪費多餘的時間和心力，去做一些不必要的作業。結果重要的事情反而沒做好，最後時間用完，也交不出好的工作成果。
有的讀者可能會想，大不了留下來加班，或是把工作帶回家處理，盡可能做到盡善盡美不就得了？錯，這種想法大錯特錯。你只是延長作業的時間，做不出什麼好東西來。你應該遵守期限，保持嚴肅的心態，傾全力完成你的工作，這才拿得出好的成果。
另外，想要有效率地完成工作，關鍵在於不要事必躬親。遇到問題不妨去請教專家，或是乾脆外包；有時候外包的成本和效益，遠比你自己處理要來得好。總之，不必親自做的事情就省下來，把心力花在真正重要的事情上，以及動手之前，用戰略思考方式擬訂計畫非常重要。
- 動手開始做之前，先仔細思考。
- 確認自己有沒有做一些不必要的事情。
- 確認工作期限，想一想有哪些瑣事不必親自處理。
（本文摘自／內在提問：瓶頸不斷，只想躺平？那就和自己聊聊吧！／境好出版）
